AI メール 作成 コツ｜お礼・お詫び・日程調整の頼み方

この記事で分かること

• AIにメールの下書きを頼むと、何が楽になるのか
• お礼・お詫び・日程調整のメールを、うまく書いてもらう頼み方
• 送る前に、人が必ず見るべきポイント

「メールを書くのに、毎回30分かかってしまう」。そんな悩みを持つ方は多いのではないでしょうか。この記事では、AIにメールの下書きを作ってもらうときのコツを、むずかしい言葉を使わずに説明します。AIとは、人が話しかけるように文章を入れると、文章で答えてくれる道具のことです。

AIにメールを頼むと、何が楽になる？

メールを書くとき、時間がかかるのは「何から書き出そう」と悩む最初の部分です。内容は決まっているのに、言葉づかいが丁寧すぎないか、失礼にならないかと考えているうちに時間が過ぎてしまいます。

AIは、この「最初の一歩」がとても得意です。要点をいくつか伝えるだけで、あいさつから結びまでそろった下書きを、数十秒で出してくれます。ゼロから書くより、できあがった文章を直すほうがずっと楽です。

ここでひとつ、身近な例えを考えてみましょう。AIは、入社したばかりの、とても仕事が早い新人さんのような存在です。文章を整えるのは上手ですが、あなたの会社の事情や、相手との今までの付き合いは知りません。だから、状況を教えてあげる必要がありますし、できあがった文章は、先輩であるあなたが最後に見て直します。この考え方が、AIメールの基本です。

？あなた

AIが書いたメールを、そのまま送ってもいいんですか？

BUNNY

下書きとして使うのがおすすめです。最後に読んで直すのは、必ず人の仕事にしましょう。

AIが向いているメール・向いていないメール

向いていないメールでも、文章の整え方の相談には使えます。ただし、中身の判断は人がする、と覚えておいてください。

頼み方の基本｜部下に頼むときと同じ

新人さんに仕事を頼むときを思い出してください。「メールを書いておいて」とだけ言われても、困りますよね。誰に、何のために、どんな感じで書くのかが分からないからです。AIも同じです。

メールを頼むときは、次の5つを伝えると、ぐっと使いやすい下書きになります。

1. 相手は誰か（例：先月お会いした取引先の担当の方、初めて連絡するお客さま）
2. 何のメールか（お礼、お詫び、日程の相談など）
3. 入れたい内容（日付、場所、お願いしたいことなど。事実だけを短く）
4. 文章の雰囲気（丁寧で堅め、やわらかめ、短めなど）
5. 長さ（5行くらい、など）

悪い頼み方と、よい頼み方

たとえば「お礼のメールを書いて」だけだと、どこにでもあるような、誰にも刺さらない文章になりがちです。

よい頼み方は、こうです。

「先週、商品の相談に来てくださったお客さまに、お礼のメールを書いてください。内容は、来店へのお礼と、相談いただいた内容を確認してまた連絡すること。雰囲気は丁寧でやわらかく、7行くらいでお願いします。」

このように書くと、AIは状況を理解して、ちょうどよい下書きを出してくれます。長く書く必要はありません。上の5つのうち、分かるものを伝えるだけで十分です。

？あなた

全部そろえて書かないとだめですか？

BUNNY

全部でなくて大丈夫です。足りない部分は、AIに「ほかに知りたいことはありますか？」と聞いてもらうこともできますよ。

お礼・お詫び・日程調整｜3つの頼み方の例

ここからは、仕事でよく使う3つのメールで、具体的な頼み方を見ていきます。そのまま真似して、中身だけ自分の状況に変えてください。

1. お礼のメール

お礼は、早く送るほど気持ちが伝わります。そこで、AIに下書きを頼むと、時間を短くできます。

頼み方の例：「打ち合わせのお礼のメールを書いてください。相手は取引先の担当の方。話し合った内容は、来月の企画の進め方です。決まったことは、来週中にこちらから資料を送ること。丁寧で、短めにお願いします。」

ポイントは、決まったことを必ず入れることです。お礼だけの文章より、次にやることが書いてあるほうが、相手も安心します。

2. お詫びのメール

お詫びは、言葉選びに気を使うので、AIの力を借りやすい場面です。ただし、ここで大切なのは、事実を正しく伝えることです。

頼み方の例：「納品が2日遅れたことのお詫びのメールを書いてください。遅れた理由は、こちらの確認ミスです。新しい納品日は、今週の金曜日です。言い訳に聞こえないように、短くお願いします。」

AIは、理由や日付を勝手に作って足してしまうことがあります。お詫びのメールでは、書いてある理由と日付が事実と合っているかを、特に注意して見てください。

3. 日程調整のメール

日程調整は、実はいちばん時間を取られやすい連絡です。候補日を並べて、相手に選んでもらう形にすると、やり取りが減ります。

頼み方の例：「打ち合わせの日程調整のメールを書いてください。候補は、来週の火曜の午後、水曜の午前、金曜の午後です。所要時間は1時間。場所はオンラインです。相手が返信しやすいように、番号をつけて並べてください。」

「番号をつけて並べて」のように、見た目の形を指定するのも効きます。相手は「1番でお願いします」と返せばよくなります。

？あなた

相手に合わせて雰囲気を変えたいときは？

BUNNY

「相手は年上の方です」「初めてのお客さまです」と一言足すだけで、言葉づかいが変わりますよ。

送る前に確認すること｜人がやる最後のチェック

AIが書いた文章は、とても自然に見えます。だからこそ、間違いに気づきにくいのです。AIは、本当は知らないことでも、それらしく書いてしまうことがあります。送る前に、次のリストを上から順に見てください。

送信前チェックリスト

• [ ] 相手の名前・会社名・役職は合っているか（いちばん失礼になりやすい部分です）
• [ ] 日付・曜日・時間は合っているか（曜日の間違いはとても多いです）
• [ ] 金額や数字は、元の資料と同じか
• [ ] 約束していないことを、勝手に約束していないか
• [ ] あなたらしくない言葉が入っていないか。大げさな言い回しは直す
• [ ] 声に出して読んで、自分の言葉として違和感がないか

特に大切なのは、4つ目です。AIは親切のつもりで、「すぐに対応いたします」「責任をもって改善します」といった、強い約束の言葉を入れることがあります。あなたが約束できないことは、必ず消してください。

直してもらうのもAIにお願いできる

気になる部分があれば、全部を自分で直さなくても大丈夫です。「もう少し短くして」「やわらかい言い方にして」「3行目の日付をこう直して」と、続けて頼めます。新人さんに「ここだけ直してね」と伝えるのと同じです。

入れてはいけない情報と、使うときの心がまえ

メールの下書きを頼むときは、AIに文章を入力します。このとき、入力する内容には注意が必要です。お客さまの個人情報や、社外に出してはいけない情報を、そのまま入れるのはやめましょう。

具体的には、名前や住所、電話番号、契約の細かい中身などです。下書きを頼むだけなら、これらは入れなくても作れます。「お客さまA」「〇月〇日」のようにぼかして頼み、できあがった下書きに、あとから自分で本当の名前や日付を入れるのが安全な方法です。

また、会社によっては、AIを使ってよい範囲を決めていることがあります。まずは、会社のルールがあるかを確認してください。くわしくは、当ブログの「AIに入力してはいけない情報とは？個人情報・社外秘の基本」の記事もご覧ください。

？あなた

名前を伏せると、うまく書いてもらえない気がします。

OLIVE

大丈夫です。「取引先の担当の方」と書けば十分に伝わります。本当の名前は、最後に自分で入れましょう。

使い続けるコツ

私たちも、内見パンダ（自社の不動産SNSアカウント）でAIを使ってSNSを回しています。そこで感じるのは、AIは「全部おまかせ」ではなく、「下書きを作る相棒」として使うと、いちばん長続きするということです。うまくいった頼み方は、メモに残しておき、次も同じ形で使いましょう。毎回考えなくてよくなり、さらに楽になります。

まとめ

AIにメールを作ってもらうコツを、おさらいしましょう。

• AIは、仕事が早い新人さんのような存在。状況を教えれば、よい下書きを出してくれる
• 頼むときは、相手・目的・内容・雰囲気・長さの5つを伝える
• お礼は「決まったこと」、お詫びは「正しい事実」、日程調整は「番号つきの候補」を意識する
• 送る前は、名前・日付・数字・約束を人が必ず確認する
• 個人情報などは入れず、ぼかして頼んで、あとから自分で入れる

まずは、いちばん短いお礼のメールから、AIに下書きを頼んでみてください。「最初の一歩」が楽になるだけで、毎日のメール作業はずいぶん軽くなります。