AI 社内ルール 作り方｜小さな会社が1枚で決める3つのこと

この記事で分かること

• AIを仕事で使うときに、社内ルールがあると安心な理由
• ルールに書くべき最低限の3つ（入れない情報・確認する人・記録）
• 1枚のひな形と、今日からの作り方の手順

なぜ小さな会社にもAIの社内ルールが必要なのか

「うちは社員が数人だから、ルールなんて大げさだ」と感じる方は多いと思います。たしかに、大きな会社のような分厚い規程は必要ありません。ただ、AIは「便利だからとりあえず使う」が一番起きやすい道具です。人によって使い方がバラバラになると、困ったことが2つ起きます。

1つ目は、入れてはいけない情報をうっかり入れてしまうことです。お客さまの名前や連絡先、社外に出せない資料などです。悪気はなくても、急いでいるときほど、文章をそのまま貼りつけてしまいがちです。

2つ目は、AIの答えをそのまま使ってしまうことです。AIはもっともらしい文章を作るのが得意ですが、間違えることもあります。誰が確かめるのかが決まっていないと、間違いがそのまま外に出てしまいます。

たとえば、新人さんにお店の仕事を任せる場面を思い浮かべてください。「お金の扱いは必ず店長に聞く」「お客さまの名簿は持ち出さない」と最初に一言伝えておけば、新人さんも安心して働けます。AIも同じです。AIは「とても仕事が早いけれど、会社の事情をまだ知らない新人」のような存在です。だからこそ、最初に短いルールを渡しておく価値があります。

？あなた

社員も少ないので、難しい規程は作れません。

WOLFY

大丈夫です。分厚い規程ではなく、A4で1枚の「約束ごと」から始めましょう。

ルールの目的は、人を縛ることではありません。「迷ったときに、すぐ見られる答え」を用意して、安心してAIを使えるようにすることです。

ルール1枚に入れる3つのこと

小さな会社なら、次の3つが決まっていれば十分です。細かい項目を増やすほど、読まれなくなります。まずは3つに絞りましょう。

① 入れない情報

AIに入力しない情報を、具体的に書きます。「個人情報」だけだと分かりにくいので、自分の会社で実際に扱うものを並べるのがコツです。

• お客さまの氏名・住所・電話番号・メールアドレス
• 社外に出していない契約書・見積書・社内の数字
• パスワードやログインの情報
• 取引先から預かった資料

迷ったときの合言葉も1つ決めておくと便利です。たとえば「名前や連絡先が入っていたら、消してから入れる。それでも迷ったら入れない」といった一言です。個人情報の基本については、当サイトの「AIに入力してはいけない情報とは？個人情報・社外秘の基本」でも詳しく書いています。

② 確認する人

AIが作った文章や数字を、誰が最後に見るのかを決めます。ここが一番大切です。名前まで書いておくと、迷いません。

• お客さまに送る文章 → 担当者が読み、責任者が最終確認
• ホームページやSNSに出す文章 → 公開前に必ず人が読む
• 数字・日付・固有名詞 → 元の資料と見比べる

部下に頼んだ仕事を、中身を見ずにそのままお客さまへ出す人はいないと思います。AIの仕事も同じで、「AIが作ったから大丈夫」ではなく「人が確かめて初めて仕事になる」と考えます。AIに任せてよいことの線引きは、「AIに任せていいことと権限｜下書き・承認・実行の線引き」の記事も参考になります。

③ 記録

いつ・誰が・何のためにAIを使ったかを、短く残します。長い日報は不要です。共有のメモや表に、1行ずつ書く程度で足ります。

記録があると、あとから「この文章はどう作ったのか」を振り返れます。うまくいった頼み方を仲間と共有することもできます。もし問題が起きたときにも、何があったのかをすぐ確かめられます。

そのまま使えるルールのひな形

ここまでの3つを、1枚にまとめたひな形です。会社の名前や項目を書き換えて使ってください。

書くときの3つのコツ

• 短くする：1枚に収まらないものは、読まれません
• 「してはいけない」だけにしない：「こう使うと便利」も1つ書くと、使う気持ちが前向きになります
• 例を入れる：「個人情報」ではなく「お客さまの電話番号」のように、目に浮かぶ言葉にします

？あなた

「使ってよい場面」まで書いてよいのですか？

OLIVE

はい。「ここまでは自由に使ってよい」と分かると、迷わず使えます。禁止ばかりだと、こっそり使う人が出てきてしまいます。

このひな形は、あくまで出発点です。会社の仕事に合わせて、増やしすぎずに調整してください。

1枚のルールを作る4つの手順

作り方は難しくありません。30分から1時間ほど、みんなで話す時間があれば作れます。

手順1：今のAIの使い方を出し合う

まず、誰がどんな場面でAIを使っているかを聞きます。メールの下書き、調べもの、文章の言い換えなど、実際の使い方が見えてきます。責めるための聞き取りではなく、「便利に使えている例」を集める気持ちで進めます。

手順2：困りそうな場面を3つ選ぶ

出てきた使い方の中から、「ここで間違えると困る」場面を選びます。お客さまへの連絡、数字の入った資料、SNSやホームページへの公開などが多いはずです。全部を守ろうとせず、特に大切な3つに絞ります。

手順3：ひな形に当てはめて1枚にする

先ほどの表に、3つの場面を当てはめます。入れない情報は自社の言葉で具体的に、確認する人は名前まで書きます。書いたら、社員のみなさんに声に出して読んでもらい、分かりにくい言葉を直します。

手順4：目につく場所に置く

作って終わりにすると、引き出しの中で眠ってしまいます。共有のフォルダの一番上や、チャットのピン留めなど、すぐ見られる場所に置きます。新しく入った人には、最初の日に一緒に読みます。

WOLFY

内見パンダ（自社の不動産SNSアカウント）でも、AIを使ってSNSを回しています。そこでは「人が確認してから外に出す」を最初に決めています。

ルールを育てて、無理なく続けるコツ

ルールは、一度作ったら完成ではありません。AIの使い方も、会社の仕事も変わっていくからです。年に何回も大きく変える必要はありませんが、「見直す日」を決めておくと安心です。

見直しのタイミング

• 新しいAIサービスを使い始めるとき
• 「これはどうしたらいい？」という質問が増えたとき
• 小さな失敗やヒヤリとした出来事があったとき
• 3か月に1回など、決まった時期

なお、使うサービスによって、入力した内容の扱いが違うことがあります。新しく使うサービスは、提供元の利用規約や説明ページで、入力した内容がどう扱われるかを確かめてから使い始めましょう。規約の確認のしかたは、「AIの利用規約が改定｜中小企業のSNS運用担当者が確認すべき点」の記事で紹介しています。

失敗を責めない空気を作る

ルールを守ってもらうには、「間違えたときに、すぐ言える」雰囲気がとても大切です。うっかり入力してしまったとき、怒られると思うと隠したくなります。隠されると、対応が遅れて困るのは会社です。「気づいたらすぐ責任者に伝える」を、ルールの中にそのまま書いておきましょう。

？あなた

守れない人が出たらどうしますか？

BUILDO

守れないのは、ルールが長すぎるか、場面に合っていないサインかもしれません。人を責める前に、ルールのほうを見直してみてください。

まとめ

小さな会社がAIを安心して使うための社内ルールは、分厚い規程でなくてかまいません。A4で1枚、次の3つが決まっていれば、最初の一歩として十分です。

• 入れない情報：お客さまの個人情報や社外秘など、自社の言葉で具体的に
• 確認する人：AIが作ったものを、誰が最後に見るのかを名前まで
• 記録：いつ・誰が・何のために使ったかを1行で

作り方は、使い方を出し合い、困りそうな場面を3つ選び、ひな形に当てはめて、目につく場所に置くだけです。AIは「仕事が早い新人」のような存在です。最初に短い約束ごとを渡しておけば、安心して力を借りられます。まずは今日、1枚の下書きを書くところから始めてみてください。